„An Bord kommen“ am Arbeitsplatz – So gelingt Onboarding!

Onboarding: Um Mitarbeiter früh langfristig zu binden, sollte von Beginn an Wert auf den richtigen Einstieg gelegt werden.

So wichtig wie neue Talente für ein Unternehmen sind, so aufwändig ist die Suche nach ihnen. Die Stellenausschreibungen, Auswahl der passenden Bewerber, Vorstellungsgespräche und Einarbeitung erfordern viel Zeit und Ressourcen. In vielen Fällen unterstützen externe Personalberater die Unternehmen, um die knappe Ressource Personal ausfindig zu machen. Dies ist sowohl unheimlich zeit- als auch kostenintensiv für die Unternehmen. Ärgerlich, wenn das Arbeitsverhältnis dann nicht mal die Probezeit übersteht. Das kratzt bei wiederholtem Vorkommnis am Ruf und dem Image des Unternehmens.

Was ist Onboarding? Und warum ist es so wichtig?

Ein guter Start ist daher sowohl für den neuen Mitarbeiter als auch für das Unternehmen wichtig. Um Mitarbeiter früh langfristig zu binden, sollte von Beginn an Wert auf den richtigen Einstieg gelegt werden. Ein Tool, welches dabei immer häufiger an Bedeutung gewinnt ist das sogenannte „Onboarding“. Onboarding beschreibt die Maßnahmen, einen neuen Mitarbeiter im Unternehmen zu integrieren. Ziel ist, dass der neue Mitarbeiter sich schnell im Unternehmen zurecht findet – sich aufgehoben fühlt und dadurch schneller produktiv und motiviert ans Werk gehen kann. Aber wann und womit fängt Onboarding an?

Onboarding beginnt schon vor der Vertragsunterschrift

Der Wettbewerb um die besten Talente beginnt schon lange vor der Vertragsunterschrift, denn diese sind stark nachgefragt. Meist liegt dieser Bereich in den Händen der Personalabteilung. Diese wissen um die knappe Ressource Personal und fangen schon in den Stellenausschreibungen an, um die besten Talente zu buhlen, sodass die Bereiche „zum Unternehmen“ und „wir bieten“ eine ganz neue Dimension innerhalb der Anzeige einnehmen. Auch das Vorstellungsgespräch sollte organisiert und strukturiert vorbereitet sein, denn auch das hinterlässt beim Bewerber Eindruck. Gibt es ein klar formuliertes Stellenprofil? Kann der Neue sich mit dem Unternehmen identifizieren? Ist das Vertragliche geregelt?

Die Mail vorab: Informieren Sie den Kandidaten schon vor Arbeitsantritt darüber, was ihn an seinem ersten Tag bzw. in der ersten Woche erwartet.

Die Mail vorab

Vor dem ersten Arbeitstag sollten dann weitere organisatorische Vorkehrungen getroffen werden. Den Neuen an seinen Platz zu setzen und zu bezahlen, reicht da nicht aus. Zu groß sind die Unterschiede was Software, Prozesse, Teamstrukturen und Hierarchien, Arbeitszeiten und sogar die Pausenregelungen der Unternehmen angehen. Weiß der neue Kollege wann er wohin kommen soll? Weiß er das Wesentliche, was ihn erwartet? Gibt es Besonderheiten bei der Dienstkleidung oder vielleicht sogar bereits einen Einarbeitungsplan für die ersten Wochen? Dieser kann Orientierung schaffen und erste Unsicherheiten nehmen. All das sollte schon vorab per Mail verschickt werden.

Mentor: Für den neuen Mitarbeiter kann dieser ein wichtiger Ansprechpartner v.a. zum Start sein.

Das soziale Umfeld

Auch die Kollegen sollten auf das neue Teammitglied vorbereitet werden. Welchen Bereich wird der Neue übernehmen? Wo gibt es vielleicht Überschneidungen und mit wem? Wer ist der richtige Ansprechpartner bei Unklarheiten? Eventuell sollte der verantwortliche Personalleiter vorab nochmals im Team nachhören, um einer Missstimmung dem Neuen gegenüber vorzubeugen. Gegebenenfalls kann ein sogenannter „Pate“ oder „Mentor“ im Onboarding-Prozess eine hilfreiche Stütze sein. Im besten Falle werden so erste „Bürofreundschaften“ geknüpft, die im Bindungsprozess einen nicht unerheblichen Einfluss nehmen.

Der Arbeitsplatz

Niemand kommt gerne an einem leeren Tisch an und muss sich die ersten Tage nur um die Einrichtung seines Arbeitsplatzes kümmern. In der Regel sorgen das Sekretariat, das Office Management oder der IT-Bereich dafür, dass der neue Kollege am D-Day auf einen voll funktionstüchtigen Arbeitsplatz zugreifen kann. Zugriffsrechte, Passwörter, Lizenzen und Telefonanschluss müssen eingerichtet, Schlüssel angefertigt, Bildschirm, Maus, Tastatur und Schreibwerkzeug ausgelegt werden. Tipp: Um neue Kollegen zu Beginn nicht schon mit zu vielen neuen Informationen zu überfordern, bietet es sich an, allgemeine Dinge in einer Mappe schriftlich festzuhalten. Darin können Informationen wie Unternehmenskultur, Arbeitszeiten- und Urlaubsregelung, wichtige Kontakte, Mitarbeiter und Kollegen (je nach Unternehmensgröße) etc. enthalten sein.

Der erste Arbeitstag

Am ersten Arbeitstag ist die Zeit mit dem Vorgesetzten genauso gefragt, wie die mit Kollegen und Mitarbeitern. Der vorab mitgeteilte Einarbeitungsplan (s.o.) kann dies strukturieren. Der neue Kollege sollte zudem möglichst früh zu anstehenden Terminen eingeladen werden, um nach und nach alle wichtigen Schnittstellen kennenzulernen.

Die persönliche Vorstellung bei Kollegen senkt Hemmschwellen und fördert die schnelle Einbindung ins Unternehmen.

Vom Onboarding in den normalen Prozess der Personalentwicklung

Generell ist eine hohe Kommunikationsbereitschaft der Führungsperson und des Teams mit regelmäßigem Feedback an den neuen Kollegen in den ersten Wochen von großer Bedeutung. Welche Teile der Einarbeitung wurden erfolgreich vollzogen? Welche Inhalte stehen noch aus und welche Ziele können jetzt schon definiert und erarbeitet werden? Missverständnisse und Unklarheiten können so schneller aus dem Weg geräumt werden. Viele Führungskräfte nutzen den unverstellten Blick von außen, um z.B. interne Prozesse und Abläufe stetig zu optimieren. Eventuell helfen Frage- und oder Evaluierungsbögen, um die Prozesse des Onboardings zu verbessern. So geht der Mitarbeiter langsam in den Prozess der „normalen“ Personalentwicklung über, welcher sich dann üblicherweise nur noch in den jährlichen Mitarbeitergesprächen fortsetzt. Dem Onboarding sind keine Grenzen gesetzt und es bietet beiden Seiten eine bunte Palette an Möglichkeiten: vom Blumenstrauß am ersten Arbeitstag über Hilfe bei Wohnungssuche und Kinderbetreuung bis zur Unterstützung bei der Jobsuche des Ehepartners in der neuen Region und vielem mehr.