Tipps, um deinen Arbeitsalltag besser zu strukturieren

Oft schaffen wir nicht alles, was wir uns vornehmen. Grund hierfür ist nicht die fehlende Zeit, sondern fehlendes Zeitmanagement im Arbeitsalltag. Was wirklich hilft, ist sich gut zu organisieren. Diese Methoden helfen dir dabei, deinen Arbeitsalltag effizient zu gestalten.

Blinder Aktionismus bei deinen To Do‘s und einfach drauflos arbeiten ist meistens nicht die beste Lösung. Alles bis ins kleinste Detail durchzuplanen allerdings auch nicht. Verzettele dich also nicht bei all den To Do`s. Sonst verschwendest du nur wertvolle Zeit und Energie. Es gibt im Zeit- und Selbstmanagement viele unterschiedliche Ansätze und Techniken. Hier eine Aufzählung der Bekanntesten:

Das Pareto-Prinzip

Auch als 80/20 Regel bekannt: 80% eines Effektes werden über 20% der Ursache erzeugt: Viele Aufgaben lassen sich mit einem Mittelsatz von rund 20% erledigen, sodass 80% aller Probleme gelöst werden. Bsp.: In 20% deiner Zeit erledigst du 80% der Aufgaben.

Das Eisenhower-Prinzip

Die Methode ist nach dem ehemaligen US-Präsidenten Dwight D. Eisenhower benannt: Um seine Ziele zu erreichen, erfand der Präsident eine Methode, mit der er seine Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit organisierte – das Eisenhower-Prinzip. Eisenhowers Idee ist simpel: man ordnet seine Aufgaben in der so genannten Eisenhower-Matrix vier Quadranten zu:

  • wichtig und dringend zu erledigen (A-Aufgaben)
  • wichtig, aber nicht dringend (B-Aufgaben)
  • nicht wichtig, aber dringend (C-Aufgaben)
  • weder wichtig noch dringend (P-Aufgaben)
Strategien der Tagesplanung

Die ALPEN-Methode nach Lothar Seiwert:

  • Aufgaben, Termine und geplante Aktivitäten notieren
  • Länge schätzen
  • Pufferzeiten einplanen
  • Entscheidungen treffen
  • Nachkontrolle
Strategien der Jahresplanung
  • Dauer der Tätigkeiten realistisch einschätzen, ggf. Aufzeichnungen führen
  • Prioritäten setzen
  • Prinzip der Schriftlichkeit, mit Kontrolle
  • Arbeiten im Jahresverlauf einplanen, größere Projekte einfügen
    (Projektstrukturen schaffen mit Hilfe von Netzplan oder Gantt-Diagramm)
  • Pufferzeiten für Unverhergesehenes (ca. 50%)
  • Erfolge feiern
Wie finde ich heraus, welches System am besten zu mir passt?

In dem du gängige Zeitmanagement-Methoden ausprobierst. Beobachte, ob es für dich funktioniert und passe sie gegebenenfalls für dich an.

Hier nun also auch mein persönlich angepasstes Zeitmanagement-Tool:

  1. To Do Listen
  2. Prioritäten setzen
  3. Routinen schaffen
  4. Deadlines setzen
  5. Ablenkungen eliminieren
  6. Pausen bewusst planen
  7. Genug Schlaf
  8. „Nein“ sagen können
  9. Hilfe nehmen

TIPP: Nicht zu unterschätzen bleibt in all dem Stress, das Planen von Pausen und kleinen Freuden: genau diese halten uns motiviert und gesund!

Das Pareto-Prinzip

Auch als 80/20 Regel bekannt: 80% eines Effektes werden über 20% der Ursache erzeugt: Viele Aufgaben lassen sich mit einem Mittelsatz von rund 20% erledigen, sodass 80% aller Probleme gelöst werden. Bsp.: In 20% deiner Zeit erledigst du 80% der Aufgaben.

Das Eisenhower-Prinzip

Die Methode ist nach dem ehemaligen US-Präsidenten Dwight D. Eisenhower benannt: Um seine Ziele zu erreichen, erfand der Präsident eine Methode, mit der er seine Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit organisierte – das Eisenhower-Prinzip. Eisenhowers Idee ist simpel: man ordnet seine Aufgaben in der so genannten Eisenhower-Matrix vier Quadranten zu:

  • wichtig und dringend zu erledigen (A-Aufgaben)
  • wichtig, aber nicht dringend (B-Aufgaben)
  • nicht wichtig, aber dringend (C-Aufgaben)
  • weder wichtig noch dringend (P-Aufgaben)

Strategien der Tagesplanung

Die ALPEN-Methode nach Lothar Seiwert:

  • Aufgaben, Termine und geplante Aktivitäten notieren
  • Länge schätzen
  • Pufferzeiten einplanen
  • Entscheidungen treffen
  • Nachkontrolle

Strategien der Jahresplanung

  • Dauer der Tätigkeiten realistisch einschätzen, ggf. Aufzeichnungen führen
  • Prioritäten setzen
  • Prinzip der Schriftlichkeit, mit Kontrolle
  • Arbeiten im Jahresverlauf einplanen, größere Projekte einfügen
    (Projektstrukturen schaffen mit Hilfe von Netzplan oder Gantt-Diagramm)
  • Pufferzeiten für Unverhergesehenes (ca. 50%)
  • Erfolge feiern

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In dem du gängige Zeitmanagement-Methoden ausprobierst. Beobachte, ob es für dich funktioniert und passe sie gegebenenfalls für dich an.

Hier nun ein beispielhaft angepasstes Zeitmanagement-Tool:

  1. To Do Listen
  2. Prioritäten setzen
  3. Routinen schaffen
  4. Deadlines setzen
  5. Ablenkungen eliminieren
  6. Pausen bewusst planen
  7. Genug Schlaf
  8. „Nein“ sagen können
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